¿Qué es un onboarding?
Es el proceso de entrada del nuevo integrante de tu equipo a la organización. Esta, es una etapa que debe ser planeada para que el nuevo talento se sienta cómodo, se incorpore fácilmente a la cultura organizacional, tenga una curva de aprendizaje más corta, sea más productivo y decida quedarse en la compañía.
Según el estudio de People Fluent Research, el 70% de las nuevas incorporaciones toman la decisión de quedarse o cambiar de trabajo en los primeros seis meses. De este modo, te presentamos algunos tips para asegurar que tengas el mejor onboarding.
5 Tips para mejorar tu proceso de Onboarding
1. Prepara el terreno para tener un buen onboarding
Te invitamos a planear el proceso de onboarding, a tener un objetivo claro y a realizar un plan de acción concreto para que todo funcione bien. En este plan deberás tener claro qué harás antes, durante y después de la llegada del nuevo integrante.
Algunas ideas a tener en cuenta son:
Antes de la llegada
- Recaudar toda la información necesaria del empleado (académica, legal y de bienestar)
- Hablar con los departamentos de IT y Finanzas para crear los usuarios y fichas correspondientes.
- Tener un kit de bienvenida (físico o digital) con toda la información que le sea útil al trabajador para incorporarse a la organización.
- Instalar los implementos físicos que requerirá el empleado (computador, sitio de trabajo, etc.)
- Avisar al equipo la fecha de llegada del nuevo trabajador y gestionar las reuniones necesarias con los líderes de los departamentos que sean relevantes.
- Asignación de un mentor.
El día de inicio
- Reunión de bienvenida.
- Entrega del material requerido y del sitio de trabajo.
- Presentación del mentor.
- Recorrido por las instalaciones de la organización.
- Reunión sobre la dinámica de trabajo, funciones y objetivos.
- Firma del contrato laboral (si no se ha firmado aún).
Después del primer día
- Reuniones semanales cortas para apoyo y aclarar dudas.
- Reunión sobre la primera semana, los primeros 15 días, el primer mes, a los tres y seis meses.
- Presentación ante las áreas/clientes necesarios.
- Seguimiento a las tareas realizadas.
- Feedback sobre el proceso de Onboarding.
Varios de estos temas los tendremos en cuenta más adelante.
2. Mantén contacto frecuente con tu nuevo colaborador
El onboarding inicia desde el momento en que el candidato acepta tu oferta, por lo que debes tener todo listo para iniciar este proceso.
En esta etapa deberás pedir toda la información necesaria del empleado para su contratación así como los datos de bienestar que te ayuden a incorporarlo en la cultura organizacional.
Adicionalmente podrás enviarle información general sobre la organización y sus funciones para que pueda leerlas e interiorizarlas con calma.
En algunos casos también podrás enviar el contrato para que lo firme de manera digital.
A su vez estas comunicaciones serán la oportunidad para iniciar una fuerte conexión del nuevo empleado con la compañía para que se sienta parte del equipo.
3. Haz que tu nuevo empleado se enamore de la organización
Durante el proceso de onboarding tendrás la misión de empezar a crear sentido de pertenencia del nuevo empleado por la compañía.
Este es un tema que se debe trabajar con tiempo y parte de la buena gestión de tu cultura organizacional para que el empleado viva todos los beneficios profesionales y emocionales que le ofrece la empresa.
De este modo, temas como que el equipo sepa su nombre, que su sitio de trabajo y equipamiento estén listos desde el primer momento, que sea guiado y acompañado,harán que el nuevo empleado sienta que está en el lugar correcto.
4. Haz de su primer día un momento mágico
El primer día de un nuevo trabajador es un momento que determinará su percepción sobre la organización.
Si lograste planear todo el ‘antes de la llegada’ de seguro ‘el durante’ será todo un éxito. Ten en cuenta que los detalles marcan la diferencia. Recuerda que en este día es posible que esta persona se sienta abrumada por los nervios y el cúmulo de información, por lo que tener un mentor le ayudará a sentirse apoyado. Intenta no planear un solo día sino mejor una semana de inicio en la que cada día el nuevo empleado pueda ir completando los procesos de entrada requeridos.
5. Mide el proceso de Onboarding
¡Medir y medir, ahí está la clave! Cada vez que tenemos feedback de nuestras acciones obtenemos una oportunidad para mejorar.
Es indispensable aprender a escuchar a los nuevos talentos sobre cómo se sintieron en el proceso de Onboarding para que puedas seguir mejorando. Adicionalmente, será una gran forma de involucrar al trabajador en la dinámica de la organización.
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